Kafede Entegrasyon Rehberi — Sipariş ve Ödeme Tek Yerde Nasıl Toplanır

Bir kafede sipariş tek yerden gelmez. Salonda garson alır, telefonla paket gelir, yemek platformundan tablete düşer, kapıdan gel-al olur. Para da tek yoldan dönmez; nakit, banka kartı ve yemek kartı ayrı ayrı işler. Bu kanalların her biri kendi ekranında kaldığında gün sonunda ortaya çıkan tablo şudur: kasada bir rakam, sistemde başka bir rakam, platform panelinde üçüncü bir rakam. Entegrasyon tam olarak bu dağınıklığı toplama işidir.

Önce zorunlu olanlar, sonra tercihe bağlı olanlar

Entegrasyon başlıklarını ikiye ayırmak işi kolaylaştırır. Bazıları mevzuattan gelir ve tercih değildir; bazıları ise ciro artırmak için seçilir.

Ödeme kaydedici cihaz ve e-fatura tarafı

Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz kullanımı ve e-fatura ile e-arşiv uygulamasına geçiş hadleri Gelir İdaresi Başkanlığı tebliğleriyle belirlenir ve her yıl güncellenir. Kimin ne zaman geçmek zorunda olduğunu ve hadleri e-fatura ve yeni nesil ÖKC zorunluluğu yazımızda ele aldık.

Cihazın adisyon programıyla haberleşmesi ayrı bir başlıktır ve pratikte en çok fark yaratan entegrasyondur. Entegre olmayan düzende her satış iki kez girilir; gün sonunda yazarkasa toplamı ile sistem toplamı arasındaki farkın kaynağını aramak saatler alır. Kurulum tarafını POS, yazarkasa ve e-fatura entegrasyonu yazımızda anlattık.

Belgenin içeriği de ayrı bir konudur; eksik bilgi faturayı geçersiz kılabilir. Hangi alanların bulunması gerektiğini faturada bulunması gereken bilgiler yazımızda listeledik.

Yemek platformu entegrasyonu

Platform tarafında iki farklı çalışma biçimi vardır. Birincisi ayrı tablet düzenidir: sipariş platformun kendi cihazına düşer, personel okur ve adisyon sistemine elle girer. İkincisi entegre düzendir: sipariş doğrudan sisteminize girer, mutfağa düşer, stoktan düşülür ve gün sonu raporunda salon cirosuyla birlikte görünür.

Kurulum adımlarını ve entegrasyonun nasıl çalıştığını yemek platformu entegrasyonu nasıl çalışır yazımızda ele aldık. Hangi platformun sizin için daha uygun olduğunu ise üyelik ve komisyon karşılaştırmasıyla Yemeksepeti mi Getir Yemek mi yazımızda inceledik.

Komisyonun gerçek maliyeti

Platform ve yemek kartı kararı duygusal değil, aritmetik bir karardır. Komisyon yalnızca yüzde olarak değil, ürün bazında bakılmalıdır: düşük kâr marjlı bir üründe yüzde on komisyon kârın büyük kısmını götürebilirken, yüksek marjlı bir üründe katlanılabilir kalır.

• Komisyon oranı — satıştan kesilen yüzde
• Ödeme vadesi — paranın kaç gün sonra hesabınıza geçtiği, nakit akışını doğrudan etkiler
• Paketleme maliyeti — paket siparişte ek kalem
• İade ve iptal — kimin sorumlu olduğu

Yemek kartı tarafındaki oranları ve gerçek kesinti maliyetini yemek kartı komisyonları yazımızda hesapladık. Ürün bazında kâr marjınızı bilmeden bu kararı vermek zordur; hesap yöntemi için kâr marjı hesaplama rehberi yazımıza bakabilirsiniz.

Gün sonunda her şeyin tutması

Entegrasyonun asıl sınavı gün sonudur. Kanallar tek sistemde toplandığında Z raporu, kasa ve platform paneli aynı rakamı gösterir. Toplanmadığında ise fark kaçınılmazdır ve bu fark çoğu zaman hırsızlık değil, kayıt dağınıklığıdır.

• Gün sonu kapanışının nasıl yapıldığı için Z raporu ve gün sonu kapanışı
• Fark çıktığında kaynağını bulmak için kasa farkı ve ciro kaçağı
• Günlük ciroyu anlık izlemek için günlük ciro takibi

Kurulum sırası ve kontrol listesi

• Ödeme kaydedici cihaz kapsamımı ve e-fatura hadlerini kontrol ettim.
• Yazarkasa ile adisyon sisteminin haberleştiğini doğruladım.
• Fatura içeriğinin zorunlu alanlarını kontrol ettim.
• Platform açmadan önce belge düzenini oturttum.
• Platform siparişinin sisteme otomatik düştüğünü test ettim.
• Komisyonu ürün bazında kâr üzerinden hesapladım.
• Ödeme vadesinin nakit akışıma etkisini yazdım.
• Yemek kartı kabul kararını komisyon ve vade ile birlikte verdim.
• Gün sonunda tek ekrandan kapanış yapabildiğimi doğruladım.

İşletmenizin tüm yıllık belge, vergi ve denetim takvimini tek sayfada görmek için kafe işletmesi yasal yükümlülükler rehberimize, işletme türünüze uygun sistem seçimi için işletme türüne göre adisyon programı seçimi yazımıza bakabilirsiniz.