Kafede Gider Pusulası Nasıl Kesilir ve Stopaj Nasıl Hesaplanır

Kafe işletmecisinin tedarik zinciri her zaman faturalı çalışmaz. Köydeki üreticiden alınan peynir, komşu esnafın yaptığı küçük tamir, ev yapımı reçel — bunların hiçbirinde karşı taraf fatura kesmez. Bu alımların belgesiz kalması iki şey demektir: gider yazamazsınız ve denetimde açıklayamazsınız. Çözüm gider pusulasıdır; ama uygulamada en sık hata tam da bu belgenin hesabında yapılır.

Gider pusulası nedir ve ne zaman kesilir

Gider pusulası, Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesinde düzenlenen bir belgedir. Mantığı basittir: normalde satan taraf belge düzenler, ancak satan tarafın belge düzenleme yetkisi yoksa belgeyi alan taraf düzenler.

Kafede en sık karşılaşılan haller

Tedarikçi seçimi ve alım düzeninin bütünü için kahve ve süt tedarikçisi seçimi rehberimize bakabilirsiniz.

Yedi gün kuralı

Gider pusulası, malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmek zorundadır. Bu, çoğu işletmecinin bilmediği ve sonradan telafisi olmayan bir kuraldır.

Stopaj hesabı — en çok yanlış bilinen kısım

İnternetteki örneklerin çoğu gider pusulasını tek bir hesap kalıbıyla anlatır ve stopajı her duruma uygular. Bu yanlıştır ve işletmeciyi hatalı hesaba sokar.

Stopaj yapılan hâllerde oran, alınan şeyin niteliğine göre değişir. Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesi kapsamında hurda alımları, diğer mal alımları ve hizmet alımları için farklı oranlar öngörülmüştür. Oranlar mevzuat değişikliğiyle güncellenebildiği için, uygulayacağınız oranı her yıl mali müşavirinize doğrulatın; bu yazıda tek bir oran verilmemesinin sebebi budur.

Hesap nasıl kurulur

Stopajlı bir gider pusulasında mantık şudur: taraflar arasında konuşulan tutarın brüt mü net mi olduğu baştan netleşmelidir.

• Brüt üzerinden anlaşıldıysa — stopaj brüt tutardan hesaplanır, karşı tarafa kalan tutar stopaj düşülmüş hâlidir.
• Net üzerinden anlaşıldıysa — karşı tarafın eline geçecek tutar sabittir, brüt tutar geriye doğru hesaplanır ve stopaj yükü işletmeye biner.

Belgesiz alımın gerçek maliyeti

Küçük tutarlı alımlar için belge düzenlememek yaygın bir alışkanlıktır ve maliyeti sanıldığından yüksektir.

• Belgesiz alım gider yazılamaz; vergi matrahınız olması gerekenden yüksek kalır.
• Stok sayımıyla satış kayıtları arasında açıklanamayan fark oluşur.
• Denetimde bu farkın izahı istenir ve izah edilemeyen fark aleyhinize yorumlanabilir.
• Ürün maliyetiniz eksik hesaplandığı için kâr marjınız olduğundan yüksek görünür ve fiyatlama kararlarınız yanlış temele oturur.

Belge düzeninin bütününü ve hangi belgenin ne zaman kesileceğini e-Fatura ve yeni nesil ÖKC zorunluluğu yazımızda ele aldık. Vergi tarafının tamamı için kafe vergi rehberi yazımıza, belge ve beyan yükümlülüklerinin tamamını tek sayfada görmek için kafe işletmesi yasal yükümlülükler rehberimize bakabilirsiniz.

Kontrol listesi

• Alımdan önce karşı tarafın belge düzenleyip düzenleyemediğini soruyorum.
• Belge düzenleyebiliyorsa gider pusulası değil fatura veya fiş alıyorum.
• Karşı tarafın vergiden muaf esnaf mı nihai tüketici mi olduğunu ayırt ediyorum.
• Gider pusulasını alım gününde düzenliyorum, yedi günü beklemiyorum.
• Tutarın brüt mü net mi konuşulduğunu alım anında netleştiriyorum.
• Uygulanacak stopaj oranını mali müşavirime her yıl doğrulatıyorum.
• Aynı kişiden süreklilik arz eden alımları mali müşavirime bildiriyorum.
• Belgeleri ay sonunu beklemeden muhasebeye iletiyorum.

Kaynak ve güncellik

Gider pusulasının hukuki dayanağı Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesi, tevkifat uygulamasının dayanağı ise Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesidir; güncel metinler için Mevzuat Bilgi Sistemi'ne bakabilirsiniz. Belge düzeni, tevkifat oranları ve uygulama tebliğleri için Gelir İdaresi Başkanlığı esas kaynaktır. Oranlar ve hadler yıl içinde değişebildiğinden uygulamadan önce güncel değerleri doğrulayın.