Kafe İçin Kahve ve Süt Tedarikçisi Nasıl Seçilir

Tedarikçi seçimi çoğu zaman fiyat karşılaştırmasına indirgenir. Oysa aynı kilogram fiyatına sahip iki kahve, farklı fire oranı ve farklı müşteri memnuniyeti üretebilir. Bu yazıda numunenin nasıl doğru değerlendirileceğini, hangi şartların yazılı hâle getirileceğini ve tedarikçilerin nasıl puanlanacağını anlatıyoruz. Açılış sürecinin tamamı için kafe açma rehberimize bakabilirsiniz.

Tedarikçi seçimi neden kritik

Hammadde, cironun yaklaşık üçte birini oluşturur. Bu oran brüt kâr marjınızı doğrudan belirler ve marj, geri dönüş sürenizin en önemli değişkenidir. Ancak tedarikçinin etkisi maliyetle sınırlı değildir.

• Ürün kalitesi — müşteri tekrar gelir mi, gelmez mi.
• Standart — aynı ürün her gün aynı tadıyor mu.
• Süreklilik — teslimat aksarsa satış durur.
• Teknik destek — makine ayarı ve personel eğitimi desteği.
• Fiyat öngörülebilirliği — zam dönemlerinde ne olacağı belli mi.

Numune değerlendirme yöntemi

Numune denemesi çoğu zaman yanlış yapılır. Farklı günlerde, farklı ayarlarla tadılan kahveler karşılaştırılamaz. Doğru yöntem şudur.

1. Aynı gün deneyin. Tüm numuneleri arka arkaya, aynı oturumda tadın.
2. Aynı ekipmanı kullanın. Kendi makineniz ve kendi değirmeninizle.
3. Aynı suyu kullanın. Su, tadın belirleyici bileşenidir.
4. Reçeteyi sabitleyin. Doz, süre ve sıcaklık aynı olmalı.
5. Hem sade hem sütlü deneyin. Espresso olarak iyi olan her kahve sütle iyi sonuç vermez.
6. Personelinize de tattırın. Ürünü her gün üretecek kişinin görüşü değerlidir.
7. Kör deneme yapın. Marka bilgisi olmadan tadılan numune daha dürüst sonuç verir.

Ekipman verilen modeller

Bazı tedarikçiler espresso makinesi ve değirmeni bedelsiz veya düşük bedelle verir, karşılığında asgari alım taahhüdü ister. Bu model kötü değildir ama toplam maliyeti hesaplamadan girilmemelidir.

Süt tedarikinde dikkat edilecekler

Sütlü içecekler çoğu kafede cironun büyük kısmını oluşturur, bu yüzden süt kararı kahve kadar önemlidir.

• Protein ve yağ oranı sabit olmalı. Köpük kalitesi doğrudan buna bağlıdır.
• Soğuk zincir korunmalı. Teslimat sıcaklığını kontrol edin.
• Teslimat sıklığı satışa uygun olmalı. Fazla stok fire, az stok satış kaybı demektir.
• İade ve değişim koşulları yazılı olmalı. Bozuk parti geldiğinde ne olacağı belli olsun.
• Bitkisel alternatifler düşünülmeli. Yulaf ve badem sütü talebi artıyor.

Sözleşmede yazılı olması gerekenler

Ödeme vadesi özellikle önemlidir. Peşin alım nakit akışınızı zorlarken, vadeli alım işletme sermayesi ihtiyacınızı düşürür. Nakit akışı tablosunun nasıl kurulacağını kafe iş planı yazımızda anlattık.

Tedarikçi puanlama tablosu

Birden fazla aday varsa her birini aşağıdaki başlıklarda puanlayın ve kararı tabloya bakarak verin.

Fire ve maliyet takibi

Tedarikçi seçildikten sonra iş bitmez. Gerçek maliyetiniz faturadaki birim fiyat değil, fire dahil birim maliyetinizdir.

• Her teslimatta miktar ve kavurma tarihini kontrol edin.
• Fire kaydı tutun; dökülen, bozulan ve iade edilen ürünleri yazın.
• Ayda bir kez porsiyon maliyetlerinizi yeniden hesaplayın.
• Fiyat artışı geldiğinde menü fiyatlarınızı gözden geçirin.

Ürün bazında maliyet ve marj hesabını kâr marjı hesaplama rehberimizde ele aldık.

Tedarikçi seçimi kontrol listesi

• En az üç tedarikçiden numune aldım.
• Numuneleri aynı gün, aynı ekipman ve aynı reçeteyle denedim.
• Kör deneme yaptım ve personelimin görüşünü aldım.
• Ekipman verilen modelde taahhüt ve cayma şartlarını yazılı istedim.
• Süt için protein ve yağ oranı ile teslimat koşullarını netleştirdim.
• Fiyat güncelleme kuralını sözleşmeye yazdırdım.
• Kritik kalemlerde yedek tedarikçi belirledim ve test ettim.
• Fire kaydı ve aylık maliyet gözden geçirme rutinini kurdum.

Resmî kaynaklar

Gıda işletmelerinde tedarik, izlenebilirlik ve hijyen yükümlülükleri için Tarım ve Orman Bakanlığı kaynaklarına başvurun. Ticari sözleşmeler ve haksız ticari uygulamalar konusunda Ticaret Bakanlığı düzenlemeleri geçerlidir.