Kafe Açarken Yapılan En Sık 10 Hata ve Nasıl Önlenir

Kapanan kafelerin hikayesi genellikle birbirine benzer ve neredeyse hiçbiri kötü kahveyle ilgili değildir. Hatalar çoğunlukla kapı açılmadan önce yapılır; sonuçları ise altı ay sonra ortaya çıkar. Bu yazıda sahada en sık karşılaşılan on hatayı ve her biri için somut bir önleme yolunu topladık. Sürecin doğru sırasını görmek isterseniz kafe açma rehberimizdeki yol haritası aşamaları sırasıyla gösteriyor.

1. Ruhsat teyidi almadan sözleşme imzalamak

Listenin başında bu var, çünkü tek başına tüm yatırımı yakabilen hata budur. Uygun fiyatlı bir dükkan bulunur, sözleşme imzalanır, tadilata başlanır; sonra ruhsat başvurusunda yapı kullanma izni veya imar durumu sorunu çıkar.

2. İşletme sermayesini ayırmamak

Bütçenin tamamı kuruluma harcanır, kapı açılır ve kasada üç haftalık para kalır. Oysa yeni bir kafenin müşteri alışkanlığı oturtması genellikle üç ayı bulur.

Önleme yolu: kurulum bütçesi ile işletme sermayesini iki ayrı satır olarak yazın ve işletme sermayesine dokunmayın. En az üç, tercihen altı aylık sabit gider tutarında olmalıdır. Rakamları kafe açmanın maliyeti yazımızda tablolaştırdık.

3. Beklenmedik gider payı koymamak

Tadilatta çıkan tesisat sorunu, belediyenin istediği ek düzenleme, gecikmiş teslimat nedeniyle uzayan kira. Bunlar istisna değil, olağan durumlardır.

Önleme yolu: kurulum toplamının üzerine yüzde 15 pay ekleyin ve bu payı bütçenin parçası sayın.

4. Menüyü geniş tutmak

Geniş menü güven verir gibi görünür ama yeni açılan bir kafede dört maliyeti birden yükseltir.

• Stokta bağlanan para artar.
• Az satan ürünlerde fire oranı yükselir.
• Hazırlık süresi uzar, yoğun saatte kuyruk oluşur.
• Personel eğitimi zorlaşır, standart bozulur.

Önleme yolu: dar bir menüyle açın, satış verisi biriktikten sonra genişletin. Menü kurgusunu kafe menüsü hazırlama yazımızda ele aldık.

5. Maliyet bilmeden fiyat vermek

Karşı kaldırımdaki kafenin fiyatına bakıp aynı rakamı yazmak yaygın bir alışkanlıktır. Bu, rakibin maliyet yapısının sizinkiyle aynı olduğunu varsaymak demektir.

6. Fazla personel almak

Açılış heyecanıyla kurulan geniş kadro, sabit gideri kalıcı olarak yükseltir ve başabaş noktasını yukarı çeker. Personel maliyeti kısılması en zor kalemdir; işe alırken kolay, çıkarırken hem maliyetli hem yıpratıcıdır.

Önleme yolu: gerçekten gereken kadroyla açın, yoğunluk verisi oluştuktan sonra büyütün. Çalışan başına gerçek işveren maliyetini garson maaşı ve işveren maliyeti yazımızda hesapladık.

7. Kayıt tutmadan işletmek

El yazısı adisyon ve akşam sayılan kasa, ilk bakışta pratik görünür. Sorun şudur: hangi ürünün ne kadar sattığını, hangi saatin boş geçtiğini ve fire oranınızı göremezsiniz. Bir sorun varsa aylar sonra fark edilir.

8. Açılış tarihini erken duyurmak

Ruhsat ve tadilat kaynaklı gecikmeler yaygındır. Kesin gün olarak duyurulan ve kaçırılan bir açılış, henüz hizmet vermemiş bir işletme için ilk olumsuz izlenimi oluşturur.

Önleme yolu: gün değil hedef hafta duyurun. Zaman planının nasıl kurulacağını zaman çizelgesi yazımızda anlattık.

9. Provasız açmak

Açılış günü ilk kez bir araya gelen ekip, ilk müşteri deneyimini riske atar. İlk izlenim düzeltilmesi en pahalı şeydir.

• Personel açılıştan en az bir hafta önce başlamalı.
• Her ürün en az bir kez üretilmeli, porsiyon standardı belirlenmeli.
• Sipariş, ödeme ve gün sonu kapanışı denenmeli.
• Tanıdıklarla sınırlı bir yumuşak açılış yapılmalı.

10. Yasal yükümlülükleri açılıştan sonraya bırakmak

Fiyat listesi asma, hijyen eğitimi belgeleri, sigorta bildirimleri ve müzik yayını lisansı gibi yükümlülükler denetimde ilk bakılan başlıklardır ve çoğu açılıştan önce tamamlanabilir.

Yükümlülüklerin tamamı ve cezaları için kafe işletmesi yasal yükümlülükler yazımıza bakabilirsiniz.

Açılış öncesi son kontrol listesi

• Ruhsat verilebilirlik teyidini sözleşmeden önce aldım.
• İşletme sermayesini ayrı bir hesapta tutuyorum.
• Kurulum bütçesine yüzde 15 pay ekledim.
• Menüyü dar tuttum ve her ürünün maliyetini çıkardım.
• Fiyatları maliyetten hesapladım, sonra çevreyle karşılaştırdım.
• Kadroyu gerçek ihtiyaca göre belirledim.
• Satış ve ciro kaydını ilk günden tutacak sistemi kurdum.
• Açılışı hedef hafta olarak duyurdum ve prova yaptım.

Resmî kaynaklar

Ruhsat şartları için İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik, vergi ve belge düzeni için Gelir İdaresi Başkanlığı, gıda mevzuatı için Tarım ve Orman Bakanlığı kaynaklarına başvurun.